事業年度を終了した時点での各勘定科目の残高は、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表から知ることができます。しかし、ここに表示されている数字は概括的なものであり、具体的な内容を把握することはできません。例えば、売掛金○○○円と記載されていたとしても、どの会社宛にどれほどの金額の売掛金があるのかということは分かりません。 　そこで、勘定科目の内訳をもう一段深く説明する資料が要求されてくることになります。これが、勘定科目明細書です。国税庁が勘定科目毎に様式を定めているので、これに沿って記入していくことになります。確定申告書に添付して税務署に提出する書類のひとつです。

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